PRÊMIO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO DO ANO

Um profissional tão importante nas empresas merece um reconhecimento à altura.

Uma iniciativa da Minder e da SEC Talentos Humanos para apoiar e reconhecer a criação e o desenvolvimento de projetos inovadores por Profissionais de Secretariado.

Participe, contando seu projeto de destaque e, BOA SORTE!

Todos os projetos serão avaliados pela Comissão de Avaliação e os 5 melhores pelo público.

Os vencedores serão conhecidos durante a CONASEC, em outubro de 2024.

Projeto 1

Abraçando Quem Abraça

Por: Maria do Carmo Ferreira Lima

Neste projeto os alunos da disciplina Tecnologias e Técnicas Secretariais, no terceiro semestre do curso desenvolvem um levantamento sobre ONG's num raio de 5km da FATEC SP e propõem uma forma de contribuir com a ONG. Com isso os alunos desenvolvem competências socioemocionais e cidadania, além das competências técnicas necessárias ao cotidiano da área.

O projeto já abraçou o SAICA ABCD, fazendo uma festa junina para as crianças e adolescentes. Abraçou a ONG Fios Encantados de Jundiaí, por meio de um workshop que eles apresentaram na Instituição, ocasião em que foram confeccionadas pelos alunos, 20 acessórios para toucas de crianças com câncer.

Abraçou ainda a ONG Casa de Clara, um braço assistencial do SEFRAS, Serviço Franciscano. Responsável pelo cuidado com idosos carentes, numa espécie de creche para a terceira idade.
Cada Projeto é iniciado e concluído no próprio semestre.

Os alunos manifestam muita alegria, gratidão pela atividade e se emocionam com o resultado. É um trabalho que desenvolve o espírito de cidadania, empreendedorismo social, conhecimento do terceiro setor, empatia, compaixão, trabalho em equipe, solidariedade. Para mim, um trabalho muito gratificante.

Projeto 2

Assistants` Academy

Por: Debora Ferreira, Elisa Watanabe, Maria Aparecida Neri, Mercia Mello, Paola Galera e Thais Paiva

Somos um grupo de Assistentes que idealizou o projeto de uma plataforma de desenvolvimento de carreira para os profissionais de Secretariado da BASF Brasil.

A Assistants' Academy foi criada com custo zero!

No processo, contamos com a parceria da área de Treinamento e Capacitação de RH e de colegas de TI.

O projeto nasceu com o objetivo de encontrar opções para planificar as Metas e PDI anuais, tendo em conta as necessidades de capacitação de cada profissional, de acordo com as necessidades de cada área da empresa e de estarmos continuamente alinhados com as estratégias corporativas.

A Assistants' Academy é uma plataforma que:
- É 100% digital;
- Utiliza ferramentas existentes na empresa, como Office 365, Sharepoint, Ms Teams e Yammer;
- Foi desenvolvida em parceria com RH;
- Baseia-se na metodologia 70-20-10;
- Conta com opções selecionadas do Success Factors (LinkedIn Learning, Insight Outside Library);
- Apresenta conteúdo atualizado do mercado, permitindo-nos o aprimoramento contínuo;
- Atualiza-se com a colaboração dos nossos colegas; e
- Promove encontros com outras áreas sobre temas relevantes para a BASF.

E, além do mais, pelo feedback dos nossos colegas, a plataforma é utilizada para escolher treinamentos ou participar de eventos que adicionam conteúdo significativo na profissão.

Temos o sonho ainda de transformar a plataforma de local em global, para que as assistentes da empresa nos diferentes países do mundo possam usa-la, e quem sabe nos tornarmos exemplo para outras empresas em desenvolvimento do Profissional de Secretariado!

Conheça um pouco mais sobre o projeto no anexo.

Projeto 3

Identidade Visual para a Comissão de Ética

Por: Laurenice Santos

A minha contribuição se realizou através da ideia de criação de uma Identidade Visual para a Comissão de Ética da Nuclebrás Equipamentos Pesados S/A, na qual atuo como Secretária-Executiva desde maio/2023.

A inspiração ocorreu durante a participação do Fórum de Gestão da Ética sediado pela Hemobrás em Recife no dia 27/07/2023, quando conheci a deles e me dei conta que esta ferramenta poderia ser um grande auxílio para fortalecer a atuação da nossa Comissão de Ética. Ao me certificar de que, em quase trinta anos de existência, a Comissão de Ética da Companhia nunca havia registrado uma Identidade Visual e, após identificar a necessidade de aproximação dos colaboradores do chão de fábrica com os colaboradores administrativos, no contexto de atuação da Comissão de Ética, pensei na possibilidade de algo que desse um real significado a esta aproximação e sugeri aos membros da comissão que trabalhássemos nesse tema.

Em uma reunião fizemos um brainstorming, e apresentei o meu conceito: deveria ser um elemento que, ao ser visualizado, transmitisse o propósito da conexão entre todos os colaboradores da Companhia. Sugeri três slogans, para complementar o desenho. O slogan Juntos pela Ética foi aprovado por todos os membros da Comissão na 21ª Reunião Ordinária realizada em 10/10/2023, assim como a arte gráfica elaborada pela gerência Geral de Comunicação, a partir da ideia enviada.

A Identidade Visual foi concretizada, através da Camila Gonçalves Smerin, na época estagiária da respectiva Gerência. A arte final, formou-se pelo pictograma de elementos com seus uniformes, representando as suas áreas de atuação, ao redor de uma mesa redonda cujo centro projeta a logomarca da Companhia. Foi submetida à aprovação do Presidente da Companhia, que concordou com o trabalho finalizado.

A Identidade Visual da CE-NUCLEP foi apresentada oficialmente na 165ª Reunião do Fórum de Gestão da Ética das Empresas Estatais, sediada pela NUCLEP em 23/11/2023, com a presença de representantes de Comissões de Ética de várias empresas do país, as quais fazem parte do Acordo de Cooperação Técnica para o Fórum de Gestão da Ética nas Estatais, bem como da representante da Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais (SEST), Sra. Luciana Toldo e o Coordenador do Fórum de Gestão da Ética nas Empresas Estatais, Sr. Leandro Ravache. Juntos pela Ética, se tornou o conceito de atuação da nossa Comissão de Ética, através de ações com caráter preventivo e educativo, conforme determinações da Comissão de Ética Pública (CEP) e pelo nosso Regimento Interno, primando sempre pela melhoria do ambiente institucional entre os colaboradores.

Transcrição em Libras: Letícia Nascimento Martins
Vídeo: Julio Dias
Fotografia: Laura Vaz

Projeto 4

O Profissional de Secretariado atuando na Gestão da Experiência do Cliente

Por: Sara Lima Milani

O Escritório da empresa em que trabalho possui um Centro de Experiência (CEC), onde nossa equipe de vendedores costuma levar nossos clientes para visitar.
Foram identificados diversos problemas principalmente logísticos e de custos durante esse processo de visitas.

Pensando nisso, a solução que encontrei inicialmente, foi criar um projeto local em 2022 com um Sharepoint para organização e agendamento de visitas no escritório.

Para cada solicitação que eu recebia, eu preparava tudo o que era necessário para a reunião como: Reserva de salas; Cadastro dos visitantes na Portaria para agilizar a liberação de entrada; Solicitação de catering; Reserva de restaurantes; Apoio com a agenda e apresentações.

O projeto recebeu uma grande reformulação global em 2023. A empresa investiu em um site novo, que precisou de um representante em cada país do mundo, para fazer os testes, sugestões de melhoria e participar da implementação.

E como eu já estava atuando nesse projeto há um ano, eu fui convidada para ser a Briefing manager e gerenciar o projeto no Brasil!

Com a demanda muito alta pelas visitas, e consequentemente muito mais solicitações de catering, o custo com alimentação ficou muito alto.
Então criei um sub-projeto para trazer economia e praticidade nas solicitações de catering para as reuniões.

Com esse projeto de catering, traremos uma economia de 100 mil reais por ano para a empresa!

Conheça um pouco mais sobre o projeto no anexo.

Projeto 5

Pauta Online

Por: Rodrigo Nunes Gurgel, Bruno Pio de Abreu Travassos, João Antonio Alves Ramos, Luísa de Abreu Martino Rondon e Julio Anderson Alves da Silva

A governança do Banco do Brasil envolve diversos conselhos e comitês, que produzem aproximadamente 700 reuniões e mais de 2000 deliberações anuais. A Secretaria Executiva, composta por 90 colaboradores, é responsável, entre outros papeis, por assessorar esses colegiados, organizando pautas, convocações, reuniões e atas.

Nesse contexto, um dos principais desafios enfrentados era a imprevisibilidade de horário e duração dos itens de pauta. Relatores frequentemente aguardavam em antessalas por longos períodos, sem saber exatamente quando seriam chamados para defender seus projetos.

Com o advento dos aplicativos de mensagens, como o whatsapp, os secretários das reuniões passaram a avisar os relatores da proximidade de seus temas, o que permitiu que não mais precisassem ficar aguardando o dia todo para serem chamados. O inverso também se tornou comum, onde os relatores enviavam inúmeras mensagens aos secretários para saber sobre o andamento das reuniões e o resultado das deliberações. Contudo, essa dinâmica por vezes atrapalhava o progresso das reuniões, pois os relatores, quando chamados, demoravam a ingressar na sala, pois não ficavam mais aguardando próximos a ela, além de impactar a atenção dos secretários com as mensagens recebidas.

Para resolver esses problemas, foi criada a ferramenta Pauta Online. Desenvolvida internamente pela Secretaria Executiva do BB, a solução permite o acompanhamento remoto do andamento das reuniões em tempo real, oferecendo previsões realistas do horário de cada assunto, bem como o registro online das deliberações. Antes do início da reunião, o secretário cadastra na ferramenta o início, duração e término estimados para cada tópico, os quais vão sendo automaticamente ajustados à medida que a reunião evolui, permitindo aos relatores programarem sua participação com maior precisão e menor margem de erro.

Cada item da ordem do dia é identificado no Pauta Online por números de protocolos e nomes dos relatores, preservando, assim, a necessária confidencialidade com relação ao público usuário da ferramenta, de forma que uma área não toma conhecimento sequer do nome do assunto a ser relatado por outra. Ao permitir o registro em tempo real do resultado de cada deliberação (aprovado, aprovado com considerações, ciente, ciente com considerações, adiado ou retirado de pauta), o Pauta Online agiliza sobremaneira o processo decisório da companhia, pois as decisões já podem gerar efeitos imediatos, mesmo antes do término das reuniões e confecção das respectivas atas.

Os benefícios da ferramenta são inúmeros. Ela mitiga o impacto no tempo dos secretários durante as reuniões, permitindo o foco no desempenho de suas principais funções, e otimiza a gestão de tempo dos relatores, em sua maioria de nível diretivo e executivo, que agora podem planejar suas agendas com mais assertividade. Os assessores e secretárias dos conselheiros e demais participantes das reuniões, ao terem conhecimento da previsão acurada de término das pautas, passaram a poder controlar melhor suas agendas, principalmente com relação a voos, despachos com as equipes e outros compromissos. A agilidade e eficiência do acompanhamento das reuniões foram significativamente melhoradas e a satisfação entre os usuários é altíssima. A ferramenta já está disponível na intranet do Banco do Brasil, com uma versão mobile em desenvolvimento para otimizar ainda mais sua acessibilidade.

Em resumo, o Pauta Online representa uma inovação significativa, proporcionando agilidade, eficiência, previsibilidade e melhor fluxo de informações, resultando em uma experiência aprimorada para todos os envolvidos.